Alla har rätt att begära ut en allmän handling. Den som begär ut en handling behöver inte säga sitt namn eller vad hon eller han ska använda handlingen till.
Vissa allmänna handlingar omfattas av sekretess vilket innebär att de inte ska lämnas ut. Sekretess kan användas för att skydda stat, företag, myndighet eller privatperson. Detta regleras av offentlighets- och sekretesslagen.
Kommunens information finns nästan uteslutande i olika verksamhetssystem, men vissa handlingar finns också på papper. Det finns ingen i Borås Stad som har kunskap om eller behörighet till alla system som används i kommunen. Vänd dig därför alltid först till den förvaltning eller verksamhet som har hanterat handlingen du vill ta del av. En del handlingar är tillgängliga via Borås Stads webbdiarium. Handlingar till kommande sammanträden och senare tiders beslut kan du också ta del av digitalt. Om du vill veta vilka handlingar som finns är dokumenthanteringsplanerna en bra ingång.
Varje nämnd och styrelse ska ha en dokumenthanteringsplan som redovisar de allmänna handlingarna och hur de ska hanteras. Gallringsbeslut fattas efter samråd med arkivmyndigheten, kommunstyrelsen. Dokumenthanteringsplanerna är en bra sökingång för den som vill ta del av allmänna handlingar.
Äldre handlingar som inte längre används i kommunens verksamheter kan finnas på Stadsarkivet. Det gäller bland annat:
Om du vill begära ut handlingar från Stadsarkivet kan du göra det via Stadsarkivets e-tjänst. I Borås Stads e-arkiv kan du söka och beställa handlingar som har arkiverats och överlämnats i digital form till Stadsarkivet. Skannade bygglovsritningar och vissa friskolebetyg kan du ta del av direkt i e-arkivet.
Offentlighetsprincipen är en bestämmelse om allmänna handlingars offentlighet, som fanns med i tryckfrihetsförordningen redan då den infördes år 1766. Idag är tryckfrihetsförordningen en av våra grundlagar och den nuvarande lagen antogs 1949. Mer konkret innebär offentlighetsprincipen att myndigheterna ska bedriva sin verksamhet på ett så öppet sätt som möjligt, så att allmänhetens och medias insyn i arbetet underlättas. Det kan bland annat ske genom rätten att ta del av allmän handling, den så kallade handlingsoffentligheten. I en kommun är alla nämnder egna myndigheter. För att organisationen som helhet ska kunna leva upp till offentlighetsprincipen, är det viktigt att kunskapen om den är god på alla nivåer.
Även om handlingsoffentlighet är huvudregeln i tryckfrihetsförordningen och rätten till insyn är långtgående, finns det en del undantag. Sekretess kan till exempel gälla för uppgifter om enskildas personliga förhållanden, vilket i praktiken innebär att du har rätt att ta del av uppgifter som rör dig själv, medan uppgifter som rör andra kan vara belagda med sekretess och därmed hemliga. Om du begär ut handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter görs en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen innan handlingarna lämnas ut till dig. Efter en sådan prövning kan en del uppgifter i handlingarna vara maskerade. Om du nekas att ta del av en allmän handling har du rätt att få ett skriftligt beslut av den nämnd som har nekat dig handlingen eller uppgifterna, samt en besvärshänvisning om vart du ska vända dig för att kunna överklaga beslutet. I regel är det kammarrätten som är första instans för överprövningar av det här slaget.
Detta är en utskrift av en webbsida på boras.se
Kontaktinformation till Borås Stad
Telefon, Växel: 033-35 70 00
E-post: boras.stad@boras.se
Postadress: Borås Stad, 501 80 Borås